Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapami i zależy od wielkości sprzedaży.
1. Duże firmy
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. co do zasady faktury, które podlegają KSeF, powinny być wystawiane w KSeF.
Jednocześnie w 2026 r. obowiązuje okres przejściowy dla najmniejszych przedsiębiorców.
W 2026 r. obowiązuje miesięczny limit sprzedaży 10 000 zł brutto, który decyduje o obowiązku korzystania z KSeF.
Jeżeli w danym miesiącu:
łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami,
które normalnie podlegałyby KSeF,
nie przekroczy 10 000 zł brutto,
możesz wystawiać faktury poza KSeF (np. papierowe lub PDF).
Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit 10 000 zł (nawet o 1 zł),
od tej faktury masz obowiązek wystawiać faktury wyłącznie w KSeF.
Obowiązek powstaje od razu – nie od kolejnego miesiąca.
Do limitu wlicza się:
faktury B2B,
które zgodnie z przepisami powinny być wystawione w KSeF.
Do limitu nie wlicza się:
sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C),
paragonów fiskalnych (w tym paragonów z NIP do 450 zł – faktur uproszczonych),
dokumentów, które nie podlegają obowiązkowi KSeF.
W praktyce oznacza to, że paragony z NIP nadal funkcjonują w obiegu w 2026 r. i nie powodują przekroczenia limitu.
Obecnie nie wszystkie dokumenty sprzedaży trafiają do KSeF.
Najważniejsze wyjątki:
Paragony fiskalne (w tym paragony z NIP)
Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C)
Taki dokument nie trafia do KSeF.
bilety spełniające funkcję faktury,
dokumenty rozliczane w procedurach szczególnych (w określonych przypadkach),
inne dokumenty, które nie są fakturą VAT w rozumieniu ustawy.
📌 Zakres wyłączeń jest szczegółowy i zależny od sytuacji — dlatego warto je weryfikować indywidualnie.
To zależy od programu.
Możesz korzystać z obecnego programu tylko wtedy, gdy:
obsługuje on faktury ustrukturyzowane (KSeF),
jest aktualny i dostosowany do nowych przepisów.
✅ Tak.
Bez nadanych uprawnień:
nie odbierze faktur,
nie zobaczy ich w KSeF,
nie zaksięguje dokumentów.
Nie.
Osoba wskazana w ZAW-FA musi nadać uprawnienia sama sobie.
Przepisy przewidują tzw. tryb awaryjny na wypadek niedostępności systemu KSeF (np. awarii po stronie Ministerstwa Finansów).
W takiej sytuacji:
faktura może zostać wystawiona poza KSeF (tzw. „offline”),
podatnik ma obowiązek późniejszego przesłania tej faktury do KSeF,
po ustaniu awarii faktura musi zostać wprowadzona do KSeF w określonym terminie (liczonym od momentu przywrócenia dostępności systemu).
Do czasu przesłania faktury do KSeF:
dokument funkcjonuje w obrocie gospodarczym,
ale nie posiada jeszcze numeru KSeF.
Po dosłaniu:
faktura otrzymuje numer KSeF,
uznaje się ją za prawidłowo wystawioną w systemie.
Tryb awaryjny dotyczy wyłącznie faktycznej niedostępności KSeF, a nie np. problemów technicznych po stronie podatnika (brak internetu, nieaktualny program, brak uprawnień).
Sprzedawca:
nie ma obowiązku wydania papierowej faktury,
nie ma obowiązku przesyłania faktury w PDF,
faktura oficjalnie istnieje wyłącznie w KSeF.
Papierowa faktura lub PDF:
są jedynie wizualizacją faktury,
mogą być przekazane klientowi dobrowolnie,
nie stanowią odrębnego dokumentu księgowego.
W praktyce oznacza to, że:
klient nie musi otrzymać żadnego „fizycznego” dokumentu,
podstawą rozliczeń jest faktura dostępna w KSeF,
dostęp do faktury możliwy jest po numerze KSeF lub przez nadane uprawnienia (np. dla biura rachunkowego).
Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę w KSeF, nie musi on przekazywać jej w formie papierowej ani e-mailem. Możesz ją jednak łatwo zweryfikować:
skorzystaj z Aplikacji Podatnika KSeF na smartfonie (Android / iOS),
zaloguj się i sprawdź, czy faktura pojawiła się w systemie,
dodatkowo możesz poprosić sprzedawcę o:
potwierdzenie wystawienia faktury (np. numer faktury lub datę),
wizualizację faktury (PDF lub wydruk poglądowy – nie jest to dokument księgowy).
Nie. W KSeF nie istnieje pojęcie anulowania faktury, jeżeli została ona już skutecznie wystawiona i przyjęta przez system.
Jeżeli faktura zawiera błąd lub została wystawiona nieprawidłowo:
konieczne jest wystawienie faktury korygującej,
pierwotna faktura pozostaje na stałe w systemie i nie może zostać usunięta.
Korekta w KSeF odbywa się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej w systemie.
W praktyce:
faktura korygująca musi jednoznacznie wskazywać fakturę pierwotną (numer KSeF),
korekta trafia do KSeF tak samo jak zwykła faktura,
odbiorca ma do niej dostęp automatycznie w systemie (nie trzeba jej dodatkowo wysyłać),
nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzenia odbioru korekty.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami, a kary za jego naruszenie będą stosowane dopiero od 2027 roku.
W praktyce oznacza to, że:
w okresie przejściowym (2024–2026) brak wystawienia faktury w KSeF nie skutkuje automatyczną karą pieniężną,
od 1 stycznia 2027 r. urząd skarbowy będzie mógł nałożyć:
karę pieniężną za niewystawienie faktury w KSeF lub wystawienie jej niezgodnie z przepisami,
sankcje wynikające z przepisów podatkowych i karnoskarbowych,
konsekwencje w postaci zakwestionowania rozliczeń VAT.
Mimo braku kar w okresie przejściowym, poprawne wystawianie faktur w KSeF już teraz:
minimalizuje ryzyko problemów przy kontroli,
ułatwia rozliczenia podatkowe,
pozwala uniknąć kosztownych korekt w przyszłości.
Obowiązek korzystania z KSeF zależy od tego, komu wystawiane są faktury. Jeśli usługi medyczne świadczone są na rzecz pacjentów (osób prywatnych), KSeF nie ma zastosowania. Natomiast gdy faktury wystawiane są dla szpitala lub innego podmiotu (relacja B2B) i ich łączna wartość miesięczna przekroczy 10 000 zł, co do zasady od kwietnia 2026 r. powstanie obowiązek korzystania z KSeF — niezależnie od tego, że usługi medyczne są zwolnione z VAT.
Tak — forma opodatkowania (np. ryczałt) nie ma wpływu na obowiązek korzystania z KSeF. Jeśli przedsiębiorca wystawia faktury dla innych firm (B2B) i spełnia kryteria objęcia systemem, będzie zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF niezależnie od tego, że rozlicza się ryczałtem.
Tak — zwolnienie z VAT nie wyłącza obowiązku korzystania z KSeF. Decydujące znaczenie ma to, czy faktury są wystawiane dla firm (B2B). Jeśli tak, obowiązek może powstać mimo zwolnienia z VAT.
Co do zasady tak — obowiązek KSeF dotyczy również faktur wystawianych dla podmiotów zagranicznych. W praktyce jednak taka faktura zwykle musi być dodatkowo przekazana kontrahentowi poza systemem (np. w PDF), ponieważ zagraniczny odbiorca nie korzysta z KSeF.
