Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapami i zależy od wielkości sprzedaży.

1. Duże firmy
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż brutto powyżej 200 mln zł.

Obowiązek KSeF w 2026 r. – zasada ogólna i wyjątek

Od 1 kwietnia 2026 r. co do zasady faktury, które podlegają KSeF, powinny być wystawiane w KSeF.
Jednocześnie w 2026 r. obowiązuje okres przejściowy dla najmniejszych przedsiębiorców.

Limit 10 000 zł w 2026 r.

W 2026 r. obowiązuje miesięczny limit sprzedaży 10 000 zł brutto, który decyduje o obowiązku korzystania z KSeF.

Jeżeli w danym miesiącu:

• łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami,

• które normalnie podlegałyby KSeF,

• nie przekroczy 10 000 zł brutto,

możesz wystawiać faktury poza KSeF (np. papierowe lub PDF).

Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit 10 000 zł (nawet o 1 zł),
od tej faktury masz obowiązek wystawiać faktury wyłącznie w KSeF.
Obowiązek powstaje od razu – nie od kolejnego miesiąca.

Co wlicza się do limitu 10 000 zł?

Do limitu wlicza się:

• faktury B2B,

• które zgodnie z przepisami powinny być wystawione w KSeF.

Do limitu nie wlicza się:

• sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C),

• paragonów fiskalnych (w tym paragonów z NIP do 450 zł – faktur uproszczonych),

• dokumentów, które nie podlegają obowiązkowi KSeF.

W praktyce oznacza to, że paragony z NIP nadal funkcjonują w obiegu w 2026 r. i nie powodują przekroczenia limitu.

Obecnie nie wszystkie dokumenty sprzedaży trafiają do KSeF.

Najważniejsze wyjątki:

• Paragony fiskalne (w tym paragony z NIP)

• Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C)

• Taki dokument nie trafia do KSeF.

• bilety spełniające funkcję faktury,

• dokumenty rozliczane w procedurach szczególnych (w określonych przypadkach),

• inne dokumenty, które nie są fakturą VAT w rozumieniu ustawy.

  📌 Zakres wyłączeń jest szczegółowy i zależny od sytuacji — dlatego warto je weryfikować indywidualnie.

To zależy od programu.

Możesz korzystać z obecnego programu tylko wtedy, gdy:

• obsługuje on faktury ustrukturyzowane (KSeF),

• jest aktualny i dostosowany do nowych przepisów.

• program księgowy należy integrować z KSeF przy pomocy certyfikatu wygenerowanego w Aplikacji Podatnika - o szczegóły prosimy zwrócić się do dostawcy oprogramowania

✅ Tak.
Bez nadanych uprawnień:

• nie odbierze faktur,

• nie zobaczy ich w KSeF,

• nie zaksięguje dokumentów.

✅ Tak.
To jedno z najczęstszych nieporozumień w internecie.
Osoba z ZAW-FA nie musi nadawać uprawnień sama sobie.

Przepisy przewidują tzw. tryb awaryjny na wypadek niedostępności systemu KSeF (np. awarii po stronie Ministerstwa Finansów).

W takiej sytuacji:

• faktura może zostać wystawiona poza KSeF (tzw. „offline”),

• podatnik ma obowiązek późniejszego przesłania tej faktury do KSeF,

• po ustaniu awarii faktura musi zostać wprowadzona do KSeF w określonym terminie (liczonym od momentu przywrócenia dostępności systemu).

Do czasu przesłania faktury do KSeF:

• dokument funkcjonuje w obrocie gospodarczym,

• ale nie posiada jeszcze numeru KSeF.

Po dosłaniu:

• faktura otrzymuje numer KSeF,

• uznaje się ją za prawidłowo wystawioną w systemie.

Tryb awaryjny dotyczy wyłącznie faktycznej niedostępności KSeF, a nie np. problemów technicznych po stronie podatnika (brak internetu, nieaktualny program, brak uprawnień).

Sprzedawca:

• nie ma obowiązku wydania papierowej faktury,

• nie ma obowiązku przesyłania faktury w PDF,

• faktura oficjalnie istnieje wyłącznie w KSeF.

Papierowa faktura lub PDF:

• są jedynie wizualizacją faktury,

• mogą być przekazane klientowi dobrowolnie,

• nie stanowią odrębnego dokumentu księgowego.

W praktyce oznacza to, że:

• klient nie musi otrzymać żadnego „fizycznego” dokumentu,

• podstawą rozliczeń jest faktura dostępna w KSeF,

• dostęp do faktury możliwy jest po numerze KSeF lub przez nadane uprawnienia (np. dla biura rachunkowego).

Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę w KSeF, nie musi on przekazywać jej w formie papierowej ani e-mailem. Możesz ją jednak łatwo zweryfikować:

• skorzystaj z Aplikacji Podatnika KSeF na smartfonie (Android / iOS),

• zaloguj się i sprawdź, czy faktura pojawiła się w systemie,

• dodatkowo możesz poprosić sprzedawcę o:

  • potwierdzenie wystawienia faktury (np. numer faktury lub datę),

  • wizualizację faktury (PDF lub wydruk poglądowy – nie jest to dokument księgowy).

Nie. W KSeF nie istnieje pojęcie anulowania faktury, jeżeli została ona już skutecznie wystawiona i przyjęta przez system.

Jeżeli faktura zawiera błąd lub została wystawiona nieprawidłowo:

• konieczne jest wystawienie faktury korygującej,

• pierwotna faktura pozostaje na stałe w systemie i nie może zostać usunięta.

Korekta w KSeF odbywa się wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej w systemie.

W praktyce:

• faktura korygująca musi jednoznacznie wskazywać fakturę pierwotną (numer KSeF),

• korekta trafia do KSeF tak samo jak zwykła faktura,

• odbiorca ma do niej dostęp automatycznie w systemie (nie trzeba jej dodatkowo wysyłać),

• nie ma obowiązku uzyskiwania potwierdzenia odbioru korekty.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami, a kary za jego naruszenie będą stosowane dopiero od 2027 roku.

W praktyce oznacza to, że:

• w okresie przejściowym (2024–2026) brak wystawienia faktury w KSeF nie skutkuje automatyczną karą pieniężną,

• od 1 stycznia 2027 r. urząd skarbowy będzie mógł nałożyć:

  • karę pieniężną za niewystawienie faktury w KSeF lub wystawienie jej niezgodnie z przepisami,

  • sankcje wynikające z przepisów podatkowych i karnoskarbowych,

  • konsekwencje w postaci zakwestionowania rozliczeń VAT.

Mimo braku kar w okresie przejściowym, poprawne wystawianie faktur w KSeF już teraz:

• minimalizuje ryzyko problemów przy kontroli,

• ułatwia rozliczenia podatkowe,

• pozwala uniknąć kosztownych korekt w przyszłości.